《Getting things done》第二章，是GTD的核心部分，即横向管理工作进程的5个阶段：

1. 收集：收集一切引起我们注意力的事情；
2. 加工：加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；
3. 组织：组织整理得出结论；
4. 回顾：把它们列为我们行动的选择方案；
5. 行动：行动。

在每天的工作中，我们应该尽可能地分别来处理这5个阶段，许多人之所以无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5个阶段的工作。

1、收集

百分之百地捕获一切“未尽事宜”，将它们置于一个大脑之外的、客观的体系——“工作篮”中，这个客观的体系可以是实实在在的工作篮，也可以是笔记本、记事簿，也可以是电子产品或者计算机、PDA都可以。

当我们进行收集的时候，必须遵循三个原则：

• 每一个悬而未决的事情都必须存储于我们的收集系统之中，而不是在我们的大脑里；
• 我们应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可；
• 我们必须定期地清空这些收集系统。

另外，应该注意的是，这些所谓的“未尽事宜”，是不论大小、不论重要程度的，只要是存在于我们的大脑中，就应该将它清理出来，放入到收集系统之中，而这些收集系统最好是能够随身携带，这样我们就可以随时拿出来进行回顾、清理或加工处理工作。

2、加工处理

当我们从工作篮中取出一份材料的时候， 首先应该问问自己：这到底是什么一件什么事情？，然后再参照如下图所示的GTD加工处理工作流程图来进行加工处理（粗边框部分）。

当我们弄明白了这件事情的实质之后，就会出现一个问题，这件事现在是否需要采取行动？答案无非是两种：是和不是。

如果答案是否定的，就会有三种可能：

• 是一些无用的垃圾，直接丢到垃圾箱；
• 目前没有必要采取行动，但是日后可能会需要处理。记录到备忘录文件夹或日程表；
• 具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场。保存到一个完善的、分类的参考资料管理系统。

当某件事情需要采取行动的时候，我们必须作出两个方面的决定：

• 我们已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的程度？也就是说，我们必须明确这项工作必须达到的目的和将要取得的成果。
• 下一步需要采取的行动是什么？“下一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝着既定目标前行。

当我们在明确了下一步行动是什么之后，将会面临三个选择：

• 当我们可以在2分钟内搞定这件事的时候，应该立即着手落实；
• 如果超过2分钟，而自己不是处理此事的最佳人选，那就委托给合适的人办理；
• 如果超过2分钟，且自己又是处理此事的最佳人选，那就将此事记录到某个或多个“下一步行动”清单上。

3、组织管理

组织管理是对材料加工处理之后的结果进行处理，也就是上图中“细边框部分”，包括8个部分，这8个自成体系的结构就是我们的“材料”经过加工处理以后，引导出来的提示信息和内容。“加工处理”与“组织管理”在一起就构成了一个完整的体系。

以下是这8个部分简单的诠释：

• 多重步骤的工作(Projects)

上图中“多重步骤工作”的定义：任何一个由几个步骤构成的我们所期待的结果，这些项目，我们没有必要按一定的顺序进行排列，只需要把它们列在一张清单上，便于以后查阅即可。

同时，在工作中，我们会积累大量的辅助性资料，我们应该将其分门别类，并作出一个索引，以便查阅；而对于我们正在处理的工作，应该将其辅助性资料放在伸手可及的地方。

• 下一步行动分类

下一步行动的决策是整个工作过程当中最基础、最重要的一个环节。对于每一个悬而未决的问题，下一步的举措应该是一目了然的具体行动，而不应该是还可以继续分解的工作。

所以我们应该对如下三类事项紧追不放：

• 日程表：在某一个特定时间或日期将要发生的事情——把它们记入日程表；

日程表上一般标注三种情况：

• 在某一个确切的时间里采取的行动：已经确定了某日几点几分的行动。
• 在某一个确切的日期里采取的行动：已经确定了某个日期，但是没有确定具体时间的行动，只需要在这一天里完成都可以。
• 在某一个确切的日期里需要获取的信息：在这一个特定的日子里我们需要了解到一些信息，但不一定要采取行动。

只有以上三种情况才允许被记录到日程表中，其它的事项请勿记载到其中。

• “下一步行动”清单：处理得越快越好的事情——添加到“下一步行动”清单中；

日程表 + “下一步行动”清单 = 每日行动管理核心结构

• “等待”事宜：等待其他人去办理的事情——记录到“等待”目录中。
• 不能够立即“落实”的工作
  • 垃圾：直接丢弃；
  • 孵化器：把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的。
    • “将来某时/也许”清单

    用于保存一些目前不打算实施，但又希望在将来某一时间运作的工作记录到“将来某时/也许”清单中，并且将这个清单添加到“每周回顾”的内容中。但是我们必须把“将来某时/也许”清单和“日程表”区分开来，“日程表”是有确切时间的清单，而“将来某时/也许”则是无确切时间的清单。

    • “备忘录”文件夹

    备忘录允许我们在某一个指定的时间里把所有的信息投寄给自己。

    “备忘录”不同于日程表的地方：备忘录可能记录在某个日期A中，但具体的行动可能在这个日期A之后的另一个日期B，备忘录只是起到一个提醒的作用，提醒我们在A之后的一个日期B，我们需要采取的行动或者将要发生的某件我们关心的事情。

  • 参考资料

  参考资料系统有两种形式：1、特定主题或者特定领域的存储器，按资料的内容分类保存；2、一般性参考资料文件夹，由于收集那些没有预先指定类别的信息，可能需要经常用到，建议保存在触手可及的地方。

4、回顾

工作流程管理方法的神奇力量恰恰就是在不断地对过去进行回顾中体现出来的。

• 回顾的内容和时机

一旦我们圆满完成了日程表中的某一项工作，接下来就应该立即投入检查那些未尽的事宜（“下一步行动”清单）。

• 成功的关键因素：每周回顾

每周应该回顾的事情：

• 收集和加工处理所有的“材料”。
• 回顾和检查整个系统。
• 更新各类清单。
• 做到清洁、清楚、实时和完整。

5、行动
选择行动方案的三个参考标准：

• 在某一时刻，决策行动的4个标准模式
  • 环境：大多数事情的处理需要一个明确的地点，如办公室；或者某些辅助的工具，如电脑。
  • 有多少时间：处理这件事情所需要的时间是否足够。
  • 多少精力：我们的精力是否允许？
  • 重要性：选择处理哪一件事情能够获取最高的回报？以下两种模式用于衡量事情的重要程度。
• 评估每日工作的3种模式
  • 处理事先安排好的工作：此时将按照“下一步行动”清单不断推进事先安排好的工作。
  • 处理随时冒出来的工作
  • 定义自己的工作

  要求他自己的工作，包括清空工作篮、或者将一项新的工作分解成多项具体的、可以操作的步骤。在这个过程中，相当大的一部分工作是明确今后需要关注而目前又不需要立刻采取措施的事情。

• 回顾和检查工作的6个标准模式

确立事务重要性的先后顺序：生活＞3～5年的展望＞1～2年的目标＞责任范围＞当前的工作＞目前的行动。