《Getting things done》第二部分，从第四章开始，对控制工作流程的讨论，从一个框架式的概念和极为有限的应用转入到全面的实施以及一些经典的实践操作中。为我们提供了处理事务时应该遵循的逻辑顺序。

通过行动使自己感觉良好，要比通过使自己感觉良好而进入一种较佳的行动状态容易得多。比如，如果我们想参加锻炼，那就穿上健身服吧，这会让我们身不由己地产生去运动的冲动。

预留时间

为自己预留一段较长的时间来启动我们的GTD系统，比如连续两个整天。为什么要预留这么长的时间呢？因为实施完整的收集过程将会占用6个小时或者更多的时间。而对于那些我们希望使之具体化的事物来说，进行加工处理并决定下一步的行动，可能又将不知不觉地耗去8个小时的时间。

确定空间

构成一个工作空间的最基本要素，仅仅是一个用于书写的桌面及一个可能存放工作篮的空间。同时，在家里也建立起一个同办公室一致的工作环境。

准备好需要的工具

一些基本的管理工具：

• 资料存放筐，用于存放新资料和已经处理完毕的事务文件，一些辅助性资料和将要“回顾检查”的内容。
• 白纸，用于收集工作，原则：一页白纸只写一个想法。
• 即时贴、回形针、订书机等，可以方便快捷地争利存放文件资料。
• 打签机，给所有的文件夹、活页夹的侧面以及数不胜数的其它资料标注说明。同时，必须储备大量的胶签——白纸黑字，便于识别。
• 文件夹，大量的文件夹！
• 日程表
• 废纸篓或者循环垃圾箱

提高个人工作效率的最佳手段之一，就是拥有我们乐于使用的管理工具，这些管理工具真正的用途是管理我们的各类清单。同时，这些管理工具应该是简洁、快速、具有趣味性。

构建一个归档系统的关键因素：

主要是一般性参考资料的归档分类问题，与分门别类的文件归档系统截然不同。一般性参考资料的归档系统主要用于保存各类文章、宣传手册、论文、笔记、印刷品和传真件等。基本上，这囊括了所有我们希望保留的、有趣或有用的资料，然而，它们又不属于哪一个专门的类别，不可能像大本的软件操作指南和装订成册的研讨会文件那样独立地放置在书架上。

• 将参考资料文件夹放在伸手可及的地方
• 一个按照字母顺序排列的系统

一个简明扼要的按照字母顺序排列的系统可以根据主题、工作、人或公司加以分类归档，在每个标签下至少设立一个分主题，比如“园艺——花盆”、“园艺——想法”。如，一般性的参考资料文件夹可以设立4个专用抽屉，每个抽屉的外面都清楚地标记“A~E”、“F~L”等标签。 过于庞大的参考资料应该安置在独立的抽屉或者柜橱中。但是假若它们还装不满半个文件夹，还是把它们存入字母归档系统中比较好。

• 准备大量给用的新文件夹

在任何情况下，抽屉中的文件夹应当至少有一半是未使用过的或者可以重复使用的。

• 保持抽屉中的材料少于3/4

坚持使放在抽屉中的材料略低于3/4，如果每个抽屉都已塞得满满当当的，我们的潜意识就会排斥新资料的存入。
有些已经告一段落的工作的资料以及一些“闲置”的用户资料文件夹，也许都还存在一定的保留价值，但是我们完全可以选择另外的区域保存它们，或者至少放置在我们的工作空间之外。

• 用自动打签机来标注文件夹
• 选择质量好的文件柜
• 尽可能地消灭悬挂文件夹
• 至少一年整理一次所有的文件夹

每隔几个月重新评估一下所有的资料，判断哪些值得继续保存，哪些不是。