《Getting things done》第三部分中，作者总结了在使用GTD这套系统的过程中运用的一些窍门，以便最大限度地提高使用这套系统的效率。

窍门1：养成收集和自省的习惯

个人收益

当我们认识到一切消极情绪产生的根源之后，我们就会发现摆脱它们的方法。而且如果我们能够从收集资料的过程中体验到一丝一毫的积极反应，我们就已经开始铲除消极因素了。

1. 产生消极情绪的来源
   工作篮中装的都是我们同自己签订的协议。消极情绪都是我们违反这些协议所产生的直接后果，它们是自我信任感丧失时的症状。焦虑感和内疚感并非是由承担太多的工作而造成的，这是由于我们撕毁了同自己签订的协议而自然导致的后果，此时应该赶快开始组织管理。
2. 应该如何防止撕毁同自己签订的协议呢？
   • 不签订协议
     面对积压已久的陈旧资料，干脆把它们直接倒进废物筐中。对待生活中未尽事宜的一种方法便是干脆说“不”。这其实是降低自己的标准，我们是否真的打算降低自己的标准呢？一旦我们确实理解了它（指降低标准）的真实含义所在，也许我们就会减少自己所达成的协议的数量。
     坚持保存一份工作目标的目录，可以让我们更加轻松地理直气壮地说“不”。
     整个方法最为重要的一点就是，当我们真正捕捉和追踪头脑中的事务时，对于那些我们并非真心实意地希望或需要承诺的工作，我们往往会在内心深处反复地斟酌和权衡。
   • 完成协议
     根除消极情绪的另一个途径就是干脆完成这项工作，然后标注上“已经完成”。
     给自己安排一些能够轻松启动和完成的工作将是一个绝妙的方法。
   • 重新协商协议
3. 与传统时间管理法背道而驰
   任何存放在“大脑随机存储器”中的事情都将占用比它们应得的或多或少的关注。收集所有事务的原因，并不是因为它们都具有完全同等的重要性，而是由于它们的不均等。
4. 需要收集多少内容呢？
   什么时候我们才能够知道，大脑中还有多少的剩余事情有待收集呢？只有当它空空如也时。即使是我们模模糊糊地认识到所搜集到的资料并不完整时，我们也根本无法彻底地弄清楚，已经搜索到的事情所占的百分比是多少。那么，怎么才能够知道不存在任何的剩余资料呢？答案是：当头脑中不再浮现出任何事件的提示信息。
   这并不意味着大脑中空无一物。只要意识清醒，我们的大脑将永远锁定在某一事物上。如果它每次仅仅将精力聚焦在某一件事情上，没有一丝一毫的分心，那么我们就处于“心静如水”的状态之中了。

集体收益

企业内部必须创建这样一种文化：每个人都应该应付更多的超越自己处理限度的事情。同时，对于那些未被处理的问题，进行再次协商也是明智的做法。

窍门2：下一步行动

任何人自己管辖的“一亩三分地”里的任何事情都要评估出下一步的具体措施，落实由此作出的决定。

当一个文化采纳“下一步行动是什么”作为一个标准问题时，自然而然地，它在能量、生产率、透明度等方面就能获得显著的提高。

如果缺少了下一步的行动，那么在当前的现实情况下，在我们所需要实施的计划中就遗留下了一种潜在的、巨大的断层。

停止消极的想象总是能够增强我们的精力。

通过分析出下一步行动来巧妙地麻痹自己的大脑。当我们确定了推动事物进程的下一步具体步骤时，无疑会有从压力中解脱出来的感觉。从本质上说，世界并没有发生任何改变。然而，当我们把精力转移到一种可以实施和完成的任务时，就将大大地增强我们的精力和方向感。

引起许多人故态重演的一个难以察觉的原因，就是让他们的行动清单重新又演变为任务或次一级任务的目录，而绝非是独立详细的下一步行动清单。换言之，事物又被还原到了“材料”的状态，而不是保持在行动这一水准上。

决策下一步行动所采取的标准和价值

1. 清晰
   如果不能明确下一步要做什么，不清楚问题的本质是什么或者由谁来负责，很有可能大部分的问题仍然处于悬而未决的状态。所以我们必须迫使自己判断下一步的具体行动。
2. 责任
   真正意义上的“团结精神”应该体现在大家全都积极踊跃地参与定义问题的实质，并委派某一具体的人来负责实施，这样一来，每个人都能够从悬而未决的折磨中解脱出来。
3. 工作成效
   一旦人们在明确预期结果后，立即确定需要分配调用的各种资源，这有助于我们付出更少的努力，获得更多更快的成果。
   一个行动计划面临着风险和代价，但是比起懒惰懈怠所导致的长期危险和代价来说，它们要少得多。
   很多机构在工作成效方面的重大漏洞就是缺乏对“长期”工作的下一步行动的决策。“长期”并不意味着“将来某时/也许”，它仅仅是指“完成之前要采取更多的步骤”，而不是“因为距离完成时间非常遥远，因此不必决定其下一步的行动方案”。当一个组织机构中的每一项工作、每一个悬而未决的问题都处于监控之中时，一个全新的局面就诞生了。
   只有在每一个人提高了自己的应变能力之后，团队的效率才会提升。在“知识工作中”，这意味着在前期阶段判定行动方案，而不是拖至后期。
4. 授权
   提出“下一步行动是什么”这个问题，可以削弱关于“受苦者”的思维方式。这预示着存在变化的可能性，而且我们可以采取某种措施促成这一变化的发生。这就是行为中的假定的断言。而这类“假定的断言”更能从根本上发挥作用，建立起一个积极的自我形象。这要比单纯地重复“我是一个强大而高效的人，可以促成生活中一切事物的发展！”有效一千倍。
   下一次当某人再为某事抱怨不休时，我们可以尝试着问一问，“那么，下一步的行动是什么呢？”
   抱怨是一种标志，它预示着某个人不愿意为改变当前的局面承担任何风险。

窍门3：关注结果

展望前景所带来的重大意义

明确具体的工作，判定可以解决问题的具体行动，这才是工作效率的最佳境界。

只有当我们对预期结果一清二楚时，才有可能定义出恰当的举措。如果我们对促成事物发生的具体行动仍然毫无把握，我们的预期目标必定与现实生活严重脱节。生活中只存在两个问题：

• 我们知道自己想要得到的东西，但不知道该如何获取它。
• 我们不知道自己究竟想要什么。

那么也就只存在两种解决方法：

• 制定一个目标
• 促成这件事

我们所体验到的一切的不完善必定以某一个“完善”作为参照点。

一旦我们决定要改变某个事物和塑造某个模式，这时我们可以向自己发问：“我现在如何才能促成这事件呢？”或者“我需要调用哪些资料来促成事件的发生呢？”

我们的生活和工作是由结果和行动所构成的。

多层次成果管理

挑战就是把高层次的理想目标融入平凡的日常活动中去。最终，它们需要同样的思考过程。

自然式计划法的神奇力量

适应并接受对我们当前行动的目的所提出的质疑，是一种健康而成熟的表现。在理清具体措施之前，设想一下成功的前景，这是一项我们需要强化的重要能力。发挥聪明才智的关键因素在于乐于激发思想的火花，不论好坏，不附加任何评价，将它们尽数地表达出来，并牢牢把我。以某个具体的预期结果为目标，对无数的想法和信息进行分类整理，最终按构成因素、次序和重要程度归纳，这个过程是一个必要的脑力磨炼。最后，决断并采取实实在在的下一步行动，在真实的物质世界中推动事物的发展进程才是生产力的根本所在。

工作能力的一个主要表现在于能否把所有的这些因素在适当的时机结合在一起，并获取一种平衡。